「クリニック事務長にはどのような役割や業務があるのだろうか」
「配置するとどのようなメリットがあるのだろうか」
「クリニック事務長としてどのような運営戦略を知っておくべきなのか」

このようにお悩みではないでしょうか。

本記事では、クリニック事務長の役割や業務、配置するメリットなどを紹介します。
あわせて、クリニック運営における3つの戦略について詳しく解説します。

クリニックを効率的に運営するための解決策を知りたい方は、ぜひ最後までお読みください。

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クリニックにおける事務長の役割

クリニックは医師が開業しますが、運営は医師1人で行うわけではありません。事務長を別途採用して配置し、院長と共に運営に携わるケースがあります。

運営において決定権をもっているのは院長であることが多いです。しかし、患者が増えてクリニック運営が軌道にのると、管理にまで手が回らなくなることがあります。

そこで、院長の右腕となって活躍するのが事務長です。
事務長の役割は、院長が診察に集中でき、スムーズな意思決定と命令ができるよう全面的にサポートすることです。

院長ひとりでの運営が難しくなってきたクリニックにとって、事務長の存在は不可欠といえるでしょう。

クリニックの事務長の業務

クリニックの事務長が一般的に担う業務は、下記のとおりです。

• 人事・労務業務
• 経理・財政管理業務
• レセプトや人員基準管理業務
• 経営改善業務

運営方針によっては、特定の分野に精通している人材が求められることもありますが、一般的には幅広い分野の知識が必要とされます。
では、実際に事務長が担う業務について、それぞれ解説していきます。

人事・労務業務

人事・労務業務は、スタッフの採用から退職までの一連の業務や、給与・勤怠管理や各種手続きなどがあります。
具体的には下記のとおりです。

• 必要人員の把握
• 勤務条件の設定
• 募集スケジュールの決定
• 募集広告を掲載する媒体の決定や出稿
• 新規採用面接
• 給与計算
• 勤怠管理
• 年末調整
• 入退職手続き
• 社会保険手続き

クリニックには、医師以外に看護師や医療事務なども勤務しています。円滑な運営のために必要な人員配置を考え、計画的な採用が求められます。
また、スタッフの給与や税金、保険や年金の管理も事務長が行う業務です。

経理・財政管理業務

経理・財政管理業務では、物品の在庫管理やクリニックの資産管理を行います。
クリニック運営では、診察に関わる医療機器や医療材料のほか、事務用品などのさまざまな物品が必要です。
そのため、事務長には以下のような管理が求められます。

• 物品の購入
• 物品の利用状況や利用目的の把握
• 購入物品の内容・数量の把握

良質なサービスを提供するためには、必要な物品を確保し、適切に使用できるよう在庫を管理しなければなりません。
また、当然ながら物品には購入費用がかかります。予算の範囲内に納められるよう、収支データを確認し、クリニックの資産管理を行っていきます。

レセプトや人員基準管理業務

事務長は、レセプト作成や人員基準管理業務といった医事課の業務も担当します。
レセプト作成は、診療報酬を適切に請求するために欠かせません。

保険者から医療費を支払ってもらうためには、正確なデータ入力が必要ですが、膨大なレセプトを取り扱っているとミスが起こる場合があります。
そのため、自らがレセプト作成することもあれば、事務員が作成したものにミスがないかの確認も求められます。

また、人員基準管理業務も事務長が担う重要な業務です。
質の高い医療サービスを提供するためには、適切な人員配置が欠かせないからです。

そのため、人員不足でスタッフが疲弊したり、逆に人員過剰で人件費が多くなってしまったりしないように、経営こ視点で人員配置を考える必要があります。

経営改善業務

クリニックの経営を安定させるための事業展開、資金繰りといった業務も欠かせません。
診療報酬の改定のたび、基本報酬や各種加算の新設や廃止、算定要件の見直しや点数の変更などがあります。

報酬改定のたびに、事業の見直しや新しい戦略の提案が必要だとしても、多忙な院長は対応できない場合があります。
運営に関する決定権は院長にあるとはいえ、経営指標の数値管理や必要な資金繰り、各種補助金の申請などまで手が回りません。
そのため、事務長が経営改善に関する業務を行う必要性は高いといえます。

ほかにも、医療サービスに関する患者からの問い合わせやクレーム対応、行政対応や監査対策なども事務長が行います。

クリニックにおいて事務長を配置するメリット

クリニックに事務長を配置する一番のメリットは、医師が診察に集中できることです。
前述のように、医師は診察が忙しいため、ほかの業務に手が回りません。

事務長が代わりに業務を行うことで、医師の時間を確保することが重要です。
事務長を配置することで、下記の効果が期待できます。

• 予約管理、患者のデータ管理、レセプト管理、財務管理などを任せることで、業務効率が向上する
• 患者の診察やコミュニケーションにかける時間が増え、一人ひとりに丁寧な診察が可能になるため、サービスの質が向上する
• 診療報酬制度にのっとった適切な医療サービスと医療費の請求が円滑になる
• 医師とスタッフ間のコミュニケーションが円滑になり、風通しのよい職場になる
• 人事や労務管理により、適材適所の人員配置を実現できる

上記のように、クリニックに事務長を配置することで得られるメリットはとても大きいことがわかります。

クリニックの事務長が知っておきたい！運営戦略3選

前述のように、事務長の存在はクリニック運営においてとても重要であり、多くの業務を任されていることがわかります。
そのうえで、事務長は戦略的にクリニック運営をしていく必要があります。

クリニックの事務長が知っておきたい運営戦略は下記の3つです。

1. ターゲット層とクリニックの強みの分析
2. チームビルディングの構築
3. 採用戦略の工夫

効率的な運営をしていくためにも、これらの運営戦略を知っておきましょう。
それぞれ解説していきます。

①ターゲット層とクリニックの強みの分析

まずは、クリニックの診療科や地域性などの特性を考慮し、ターゲット層を分析していきます。これにより、受診する患者数や患者層の見込みが立ちます。

たとえば、運営するエリア内に同じ診療科がなければ、それだけで差別化が可能でしょう。
地域性の観点から考慮すると、住宅や学校が多いエリアでは患者層に変化は少ないと考えられますが、過疎地域であれば人口の減少に伴い患者数も減っていくことが予測できます。

このようにターゲット層を分析することで、受診患者数の見込みが立ち、クリニックの強みが明確になるでしょう。

また、分析後も定期的な見直しは必要です。同エリアに競合のクリニックが増えれば、どの点で差別化するかを考えていかなければなりません。
競合のホームページや口コミサイトから情報をチェックしたり、出入りしている業者などから直接話を聞いたりすることで、時代の変化とともに変わるニーズを把握しましょう。

②チームビルディングの構築

前述したように、クリニックではさまざまな職種のスタッフが働いています。適切に経営していくためには、チームビルディングの構築が欠かせません。
チームビルディングとは、スタッフそれぞれの知識・スキル・経験などの強みを最大限に活かし、目標を達成できるチームを作ることです。

構築に大切なポイントは、下記のとおりです。

• 目標設定し共有する
• 価値観を共有する
• スタッフの役割を明確にする
• スタッフ間で助け合う

クリニック運営では、院長とスタッフ間に上下関係ができることで、互いに意見や希望を言いづらくなってしまうことがあります。
そこで、事務長は第三者的な立場から双方の意見を代弁する姿勢が求められます。

チームビルディングの取り組みによって、互いを認め尊重し、それぞれが強みを発揮できるようになり、生産性の向上につながるでしょう。

③リファラル採用など採用戦略を工夫する

クリニックが抱える課題として、医師や看護師、医療事務などの人材確保が挙げられます。
しかし、ただ求人広告を掲載しているだけでは、クリニックが求める人材が見つからないこともあります。

そのため、採用戦略の工夫が必要です。
医師や看護師のような専門職を採用したい場合は、リファラル採用がおすすめです。

リファラル採用のメリットには下記があります。

• クリニックが求める人物像をスタッフから紹介してもらえる
• クリニックに知人や友人のスタッフがいるため、被紹介者は働きやすさを感じ早期退職を防止できる
• クリニックの欠点や意見について、被紹介者からスタッフを通して聞き取れる可能性がある
• 既存のスタッフがクリニックの強みや魅力を再確認し、団結力や愛着が強まる
• スタッフに紹介してもらう形をとるため、採用広告にかかるコストを削減できる

上記のように、求める人物を低コストで採用し、長く働いてもらえるという点でリファラル採用はおすすめです。

また、ほかの採用戦略として非常勤医師の活用などがあげられます。
クリニックとして患者の往診やオンコール対応も行っていきたい場合は、往診代行サービスの利用もご検討ください。

サービスへ登録した医師が、夜間や休日に往診してくれるシステムになっているため、時間外診察のニーズに対応したいと考えているクリニックにおすすめです。

クリニック事務長は運営の中枢を担う重要なポジション

本記事では、事務長の役割や業務、クリニックに配置するメリットを紹介しました。
クリニック事務長は、院長が診察に集中できるように右腕として活躍し、運営を担う重要なポジションと考えられます。診察以外に手が回らない院長にとって、事務長の存在は不可欠です。

事務長は、効率的にクリニックを運営していくために、様々な戦略をもって対応する必要があります。ターゲット層とクリニックの分析、チームビルディングの構築、採用戦略の工夫などを駆使していくことがポイントです。

クリニックの成功は、質の高い診療だけでなく、効果的な管理と運営によっても左右されます。患者様に信頼されるクリニック作りを目指していきましょう。

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